第九章会前管理学习目的
通过本章的学习，掌握会议前期管理的主要操作流程，掌握会议策划、会议选址、会议预算等主要内容。w
主要内容
●会议策划
会议策划委员会；会议选址；会议市场调查；策划方案
●会议预算制定
会议预算步骤；会议预算内容
会议就是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动，有规模和时间长短之分。会议的规模可以从十人到万人不等，时间也可长可短，类型也是各种各样，性质也可以是有所差别，但是会议流程确有相通之处。一般的会议流程分成三个阶段：会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。
会前准备即对会议的事前计划，它可被看成是一种为了达到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。为了确保会议成功，会前准备应包括许多不同的参与者，如客户公司、会议管理者和各类供应商，但是会议管理者的会前计划是非常重要的。会前计划有利于指明工作的方向，明确每一个步骤及其结果；有利于确立优先权，可以帮助确定会议中各类活动的时间表；有利于成为一个标准，在活动实施过程中作为比较并进行适当调整的依据。
会前管理一般要解决这样几个问题：总体策划、会议选址、有效营销方案和项目预算，当然每一个都要明确：会议中有哪些需求需要满足？由谁做？何时做？
第一节会议策划
策划是指将成功会议的所有要素组合在一起的过程。当与会者参加一个策划周密的会议之后带着满意离开了，却往往留下印象，认为策划和举行一个会议十分容易；而主办者也因为会议的成功而感到高兴，并奇怪为什么如此简单的工作却耗费了这么多的时间、精力和资源；当听众坐在台下听演讲的时候，他们只看到眼前发生的事情，却没有意识到演讲顺利进行的那些幕后创意、策划和努力。要做好策划工作首先要有一个机构，这个机构就是策划委员会。
会展管理
一、策划委员会大多数会议都需要一个策划委员会，策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由组办组织内部成员构成。对于小型会议，承办者可以与一个策划委员会一起合作。策划委员会工作包括以下一些内容资料来源：the prehensive guide to successful conferences and rd nadler and zeace nadler. san francisco:jossaybass. copyright 1987. permission to reproduce hereby granted.：
1.制定目标
策划委员会要有一个具体的目标并且要书面落实，要明确策划委员会与承办者之间的关系，明确策划委员会应向谁负责，明确策划委员会何时结束使命。
2.确定人选
即确定策划委员会的成员来源，是内部选取还是外部指派？是否志愿？
3.运作程序
策划委员会要有预算，对会场要进行实地考察，成员要定期聚会。另外，策划委员会还要负责设计评估。上述工作的过程都要记录下来以备将来会议参考。
二、会议市场调查市场调查，是运用科学方法，有目的地系统收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供科学依据。这一定义包含了以下几层意思：其一，市场调查是一种有目的、有意识的认识市场的活动。任何一项市场调查，都不是盲目进行的，而是围绕企业经营活动中存在的问题而展开，有明确的目的性。其二，市场调查的具体对象是市场体系，即市场主体（家庭个人、政府、企业）、市场客体（消费品和生产要素），市场媒体（货币、价格、信息）等。需要指出的是，市场调查的重点对象是消费者市场。其三，市场调查需要借助一套科学方法，其中包括观察调查法、询问调查法、问卷设计、实验设计，也包括抽样调查的技术等。其四，市场调查是为企业的市场预测和经营决策服务的。市场调查是一种认识市场的手段，它本身不是目的，它最终是为企业的经营决策服务的。其五，市场调查的任务是收集、记录市场信息，市场调查与市场信息有着极为密切的关系。市场信息直接构成市场调查的内容，市场调查是围绕着获取某一方面的市场信息而展开的。
会议市场的可行性分析包括市场环境分析和目标市场需求分析。会议市场调查要围绕这两者进行。
1.市场环境分析
经营活动都是生存在一定的市场环境中，市场环境分析是会议项目可行性分析的第一步，它是根据会议项目策划提出的会议举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办会议的各种市场条件是否具备，是否有举办该会议所需要的各种政策和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测，使项目可行性分析所得出的结论更加科学。
(1)宏观市场环境
宏观市场环境是指对会议举办产生影响的各种因素，这些因素可能会给会议组织机构举办会议带来市场机会，也可能会给其造成市场威胁。会议组织机构在策划一个会议的时候，必须对它密切关注，并及时作出适当的反应，以便有效地识别和抓住市场机遇，避开和减少市场威胁。
宏观市场环境所包含的因素都是会议组织机构本身以外的市场因素，并且基本上都是企业自身不可控制的因素，他们包括：经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。
经济环境：是指那些对举办会议和参加会议产生影响的各种经济因素，如社会经济发展水平、市场规模的大小、产业结构状况，会议所在地的住宿、餐饮、旅游、交通等配套设施的完整程度等，这些因素从侧面影响着举办会议和参加会议的意愿。
技术环境：科学技术的发展会给行业的经营活动和经营方式产生重大影响，一方面，它可以为行业提供有利的发展机会；另一方面，它也可以给生存和发展带来一些威胁。另外，在塑造会议服务的外部环境方面，科学技术的发展也发挥巨大作用。如互联网的出现就极大改变了会议的举办思路和竞争模式。
政治法律环境：由那些具有强制性和对举办会议产生影响的法律，政府部门和其他压力集团所构成。由于举办一个国际会议涉及的行业和社会面都非常广，因此会受到非常严厉的法律约束。此外与会议题材所在产业有关的法律对举办会议也会产生较大的影响。
社会文化环境：社会文化环境有三大类，一是物质文化，二是关系文化，三是观念文化，他们分别代表人们对物质生活、社会关系和意识形态等方面的要求、认识和看法。社会文化环境对举办会议和人们参加会议会产生较大影响，例如，人们的饮食习惯，国与国之间的关系好坏，世界各国的各种节假日和喜庆日的安排，对会议举办的影响就非常大。
我们在认真地市场调查和充分地掌握以上各种信息的基础上，要切实结合会议的实际情况，对举办会议所面临的宏观市场环境的各个方面作出准确的分析，寻找市场机会，发现威胁，为会议项目可行性的最终决策服务。
(2)微观市场环境
微观市场环境是指对会议组织机构举办会议构成直接影响的各种因素。这些因素包括会议组织机构的内部环境、客户目标、服务商和社会公众等。和宏观环境一样，微观环境所包括的各因素也可能会给举办组织带来市场机会或构成威胁。
组织机构内部环境：就是举办机构内部所具备的各种条件，包括资金、人力、物力（办公室设备和通信工具）以及所掌握的信息资源和能联系的社会资源等。通过对举办机构内部环境的客观分析，准确找出它们在本行业以及它们本身所具有的优势和劣势，并对这些优势和劣势进行客观的评估，分析组织机构是否有举办该会议的能力。
目标客户：就是会议的潜在举办方和参与者。从类别上看，会议的目标客户包括消费者市场客户、生产者市场客户、中间商市场客户、政府部门和国际市场客户五大类，会议的最终目的是要满足目标客户的需求。因此，在分析会议的目标客户时，不仅要分析他们的数量和质量，还要注意分析和把握他们的需求及变化趋势，并以此作为会议努力的起点和服务的核心。
服务商：是受办会机构的委托，为会议提供各种服务的机构，包括会议指定的视听设备、提供旅游服务的旅行社、提供住宿服务的宾馆酒店以及提供会议资料印刷和与会者登记的专门服务等，这些服务商是办好一个会议必不可少的组成部分。在举办会议时，会议举办方很多时候都将这些服务商提供服务看成会议本身的一个有机组成部分。因此这些服务商提供服务的好坏直接影响到会议本身。在策划举办会议时，对这些会议服务商要仔细甄选，在进行可行性分析的时候，还要对它们的资质，信誉和实际服务能力等进行深入地了解，以保证会议的服务质量不因它们的服务不周而受损。
社会公众：是指对会议实现目标具有实际或潜在影响的群体。一个会议所要面临的公众有六种：一种是媒体公众，即专业和大众报刊、杂志、报纸、电视等，他们具有广泛的影响力，对会议的声誉有举足轻重的影响。二是政府公众，即负责管理会议和商业活动的有关政府部门。三是当地民众，即会议举办地的居民、官员和其他社团组织等。四是市民行动公众，即各种知识产权保护组织，环保组织等；五是办会机构内部公众，即会议机构的全体员工。六是金融公众，即关心并可能影响办会机构获取资金能力的机构和组织，如银行和投资公司等。这六类公众都具有增强一个会议实现其目标的能力，也有阻碍其实现的能力，有时候他们的态度还能直接影响一个会议市场的前途。
2.目标市场需求分析
在会议策划过程中，会议组织者必须明确主办者和与会者各自的需求，其中与会者需求的分析也是进行市场宣传的必要工作。需求分析通常包括向预期与会者和该主办者从前举办会议的与会者发送问卷调查，该问卷调查也可以作为进行市场宣传的一个工具。它可以向接受调查者传达最初的信息，如会议的时间、地点以及一些早期的计划。同时，问卷也使接受调查者参与到会议的策划中来，与他们中的一些人达成某种“心灵契约”。
需求分析根据各自不同的目的而不同。如果以协助会议策划为目的，问卷的大部分问题就会与会议策划有关，如果分析的主要目的是为了进行市场宣传，问卷的问题就应该能够引起人们来参加会议的兴趣。一般的问卷会在两者之间找到一种平衡。
公司类会议和协会类会议是常见的会议类型，仔细分析它们的差异对把握会议市场需求大有帮助。下面我们以此为例作一分析，如表9.2所示。
(1)时间周期差异
公司类会议一般是按照需求来举行，协会类大型会议是按照规定的时间周期举行。例如在美国，大型会议经常是星期日开始延续到星期四，开完结账离开饭店。因为，大多数美航空公司要求乘客如要购买便宜机票，必须星期六在外过夜。于是，以前安排在星期一开的会，只要有可能都被移到星期日进行大会登记。我国的协会会议一般安排在周一至周五，因为人们一般不愿周末开会。
会价格(2)会前准备时间差异
绝大多数公司会议的前期准备时间很短，大型会议一般3—6个月，协会会议都是事先安排好的。协会会议平均提前准备年限为：年会1—4年，大型会议3—5个月，会议规模越大，时间越长。
(3)地理位置差异
公司类会议选址主要是考虑会址是否适合会议的业务和需要，时间、交通费用和便捷程度都是影响会议选址的因素，协会类会议选址考虑区域的特殊兴趣，能吸引人。
(4)出席情况差异
公司类会议必须出席，协会类会议则是自愿出席。
（5）会议期限差异
公司类会议1—2天，培训或奖励会议3—5天，协会类会议平均期限3—5天。
（6）其他差异
展览是协会的标志性活动，大多数公司会议也经常有展示活动，展示新产品或进行大规模的演示说明活动。会议厅需求，具体需要什么会议厅要因具体活动而定。培训活动要分组分头开会，后在大会议厅集中，需要可随意分割的会议厅。
三、策划方案在这一阶段中，最为重要的是为会议建立一个主要目标。例如为it公司经理们召开的产品介绍会，旨在向他们展示新的计算机系统的使用，而为动物爱好者举办的年会则需为他们提供互换信息的机会。
1.会议主题
会议的目的制约着会议的主题和议程，决定会议的性质，并且影响着会议的方式和结果。会议的主题是会议的精神支柱，确定会议主题应遵循的原则是宁简勿繁，同时主题应具有前瞻性和持续性。有时，在主题之外还另加副标题，副标题用以进一步补充和说明。
例如，联合国亚太经济北京年会的主题是“区域经济合作”，但“经济区域合作”范围太广，于是又加上副标题“前景，优先事项和政策选择”，使主题范围更集中一些。
还可在主题之下分专题，以突出主办方所要强调的区域。如上海申办2010年世博会，以“城市——让生活变得更美好”为主题，在主题之下分五个专题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展。
会议应顺应时代发展趋势，不断推出新的观念。在会议主题和内涵上进行创新。目前，就上海会议业的发展实践来看，在会议主题和内涵上已取得一定成绩，基本形成包括政治，经济，社会和文化等多领域、多层次具有较丰富内涵的会议主题。如上海根据自身发展特点和趋势，相继举办了多次以城市发展、区域经济、信息化等为主题的大型国际会议，如上海市市长国际企业家咨询会议、上海—关西经济研究会和上海国际信息技术大会。
2.会议规模
一般来说，影响会议规模的主要因素是动用的人员数量，其中又以参加会议的总人数为主要依据。
会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议（如学术交流会、联谊会等）要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。有的会议要求保密性，必须严格控制与会人数和会务人员，以防止会议内容扩散。
会议的规模直接制约会议的效率。除了法定性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。
一般来说，规模决定场地，但常常由于场地的限制，会议规模受到相应的限制。
会议规模还与会议成本有关，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本就越高。
3.会期和议程
会期包括两个方面的含义：其一指会议从开始到结束之间的时间跨度；其二指同期性会议召开的固定时间。国际会议的会期长短不一，长则数月，短则两三天。国际会议的会期主要取决四个方面的因素：议程的盈匮，议题的难度，会议的周期，会议的准备情况。
会议的议程是一次会议所要讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或议程项目。国际会议的议程有：开幕式；选举会议主席团成员；制定会议规则；大会发言；分组讨论；其他事项；通过报告书；闭幕式。其中大会发言和分组讨论属会议的实质部分，其他的事项属程序部分。
4.落实会议场所和地点
会议的成败，场地的选择相当重要，会议地点的物质条件（设施、环境和工作人员）对会议的成败起着关键的作用。
一般来说，会议地址的选择要根据会议目标，会议形态，会议实质上的需求，与会者的期望，会议地点的设施与环境等，在综合评估的基础上做出选择。
总的来说，会议地点必须与会议策划协调一致。如在策划方案中需要使用小型会议室，或者要求有一个可容纳2000个座位的场地来举行全体会议，那么会议地点就必须有这样的设施。又如，在使用轮船、疗养地和主题公园作为会议场地时，一是要考虑时间因素，因为这些地方并不是全年都可以提供会议服务的。另外，还需要考虑会议的性质，疗养地和主题公园这样的地方就不适宜召开严肃的会议。
在策划会议的时候，在某一会议地点的会议持续时间也是一个考虑因素，因为它影响到成本效益。在选择会议地点的时候还要考虑到季节因素，一方面是因为有些设施具有季节性，如冬天在船上举行会议就没有其他季节好，另一方面是因为季节对与会者的影响，将受到他们预期和喜好的制约。
常见的会议地点类型有：
(1)酒店
经过多年的发展，从前只提供住宿客房的饭店现在有许多已将会议作为一个独立的领域进行开发与设计，规划专门软件设施为开会使用，提供会议所需的服务与设施，甚至有些酒店定位于会议市场而形成会议型酒店。但由于饭店硬件设施的限制，难以满足大规模的会议要求。
(2)会议中心
广义的会议中心泛指任何适合举行会议的场所。一般会议中心要求：60%的业务来自会议；提供会议所需要的全部设施，包括功能性房间、各类设备、卧室、餐厅及娱乐区；拥有随时为会议承办者和与会者提供帮助的专业人士。狭义的会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不包括客房和娱乐区。
(3)大学
大多数学校都拥有学术报告厅等会议设施，有些学校的会议场所也是向社会开放的，并且具备了与商业会议中心同样规模和水平的设施。
(4)轮船
轮船，特别是游轮，有会议设施设置，会议可以包下轮船的一部分，也可以包下整艘船。
(5)疗养地
疗养地也经常配备会议设施，可以疗养，也可以开会。
（6）主题公园
主题公园有时也配备会议设施，可以满足一部分特殊的会议群体需要。
（7）公共建筑
就是由国家投资的用于公共事业的非盈利性的设施，譬如博物馆、图书馆等，这些地点也具有一定的会议设施满足会议需要。
（8）公司内部的会议地点
很多公司内部有会议设施，这样不但可以自己利用，而且可以对外出租。
选定会议场所类型之后，接下来要决定的是在哪个地点举行。对于会议地点的选择应考虑如下要素：
(1)距离和交通情况
即：会议地点与与会者的距离；交通情况（航班、火车、高速公路等）；会议地点与会议前后的旅行关系；会议地点的各个酒店与会场之间的距离怎样等等。
交通便利（包括航空运输、地面交通与轨道交通），出行方便，便于区域间周转。例如新加坡面积很小，但接待的海外会议却很多，它连续十几年是亚洲首选会议目的地。因为要考虑成本，所以到达目的地的交通是否便利，会议代表距离目的地的距离，所需要的旅行时间，交通费用等都是选择目的地的考虑要素，这样邻近国家和地区往往是首先考虑的目标。
会场与机场，轨道工具之间的距离要适当；停车场要有足够的泊位，并有足够的空间提供车辆调头；场地车辆，人员通道要畅通以保证交通顺畅；若是会场周边旅游资源丰富，则更能增加会议目的地的吸引力。
(2)举办会议的历史
以前是否在这个地点举办过会议；本会议以前是否在这个地点举办过会议。
(3)食宿及配套设施
要有良好的食宿及配套设施，餐饮、娱乐、住宿标准要为客户所接受，标准高低由客户根据各自的预算来确定，但住宿离会议地点不能太远；餐饮和会议地点不可一处；休闲环境要好，便于代表交流；娱乐演出要有当地特色。一些必备的基本生活附属设施，如餐厅、商场、医务室、商务中心、计算机及其网络、电视信号、银行、书店、出租车、票务代理等也应考虑在内。
(4)费用
会议地点的收费情况；是否提供免费使用的房间；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交纳押金；会议地点接受哪些货币；会议地点对取消预定有何规定；会议地点是否要求保险；谁将对财产损失负责；会议地点是否对某些设施进行特别收费，尤其是会议的前一天和后一天；会议地点对附加收费有哪些规定；哪些费用可以延期支付；会议地点是否能够保证客房价格等等。
(5)安全
会议地点的工作人员的安全意识；每个房间是否有烟感报警器和喷淋装置；酒店是否公开了撤退程序和明显标记；是否配备了保险箱；是否有常住医生等等。
（6）会议地点的服务设施
如：会议地点是否有汽车租赁服务；会议地点可以提供哪些娱乐活动；会议地点是否与附近的娱乐场所有联系；会议地点是否对使用娱乐设施收费；会议地点是否有商店等等。
基础设施要齐全，专业会议要求新闻报道的环境，工作人员办公的环境及设施（有些会议强调无障碍设施的完备）要完全满足现代会议高效、舒适的需求。
通信要有保障，会场没有电信盲点，上网宽带配置，卫星接受信号等通信技术支持的问题是现代会议的特别要求。
（7）会议地点的景点
如：景点是否靠近会议地点；与会者是否会对这些景点感兴趣；会议地点的管理部门是否与附近的景点有互惠合作等等。
除了上述因素之外，还有一些其他因素，如会议地点是否提供参观的来往交通；在会议地点附近，还预备了哪些其他活动等等。
具体在进行会议场所选定时，首先将可能适合的场地制作一张表单，然后实地考察。这种实地考察可以分为三种： 1熟悉场地，即总览场地，对会议相关事宜做到心中有数。2场地检查，用来评估特定场地对特定会议的适宜性。3联络视察，为具体的要求提供资料，为已预定的会议讨论安排。
实地考察是很有意义的，因为它给了组织者一种从宣传资料上无法读到的“感觉”。实地考察时，要事先制定一张清单来确保考核的所有要点，这往往是一种很有效的做法。
总之，会议策划方案的内容可以通过回答以下一系列的问题来制定和调整。
1 谁（who）。谁被邀请？实际有多少人会出席？这个“谁”应该包括客户演讲人、搭档与组织机构。
2 什么（what）。会议形式是什么（合作式，协会式还是政府类），会议的形式会明显影响预算，需要向代表团传递这种信息。
3 何时（when）。有效的组织会议需要充分的时间，而会议组织者恰恰经常需要在极短期内着手会议准备，因此，必须考虑到财政年度，节假日和其他时间冲突等因素。
4 何地（where）。会议将在哪里举行，先定一个大范围，然后缩小圈子。当然此时交通运输是一个关键因素。
5 为何（why）。会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。
6 如何（how）。这是指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室，展览空间，餐饮服务或it设备等。一般说来，每一次会议都有一次全体大会，通常作为会议的开幕式和闭幕式，全体大会一般会有一个发言人。会议最常用的是并行会议，即同时进行两个以上的会议，可以与前面进行的会议并无直接关系。分散会议，也叫分组会议，是在全体大会之后小组讨论会议。
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